Proč změny ve firmách často selhávají. Bez chytrého cíle a důkladné přípravy projekt nedoručíte.
19. 11. 2025
Samo a Seto. Dva legendární dotahovači úkolů, kteří ve firemním světě často fungují spíš jako naděje než jako realita. Ve výčtu důvodů, proč se změny nedaří dotáhnout do konce, se ale neobjevují. A to je dobře.
Za posledních pět let jsem měl možnost sledovat desítky změnových a inovačních projektů napříč různými odvětvími. A přestože se firmy lišily velikostí i zaměřením, opakovaly se u nich tytéž příčiny selhání. Dají se shrnout do tří bodů, a stejně tak i cesta, jak jim předejít.
Nejčastější důvody selhání při zavádění změn:
Špatně vydefinovaný cíl
Mylný odhad času
Nedostatek zdrojů
Na první pohled nic převratného. Jenže právě tahle tři selhání v základu rozhodují, jestli změnu dotáhnete, nebo zůstane jen v prezentaci. A právě proto se na ně podíváme blíž.
Žádné překvapení. Jde o základní projektový trojimperativ: cíl, čas a kapacity. Jenže právě jejich kvalita rozhoduje, jestli budete jednou slavit výsledky, nebo jen zpětně vysvětlovat, proč to nevyšlo. Důsledná definice, plánování a kontrola těchto tří faktorů je základ. Vyhodnocení pak může být třešničkou na dortu. Ale jen pokud ten dort vůbec upečete.
1. Pokud nevíte, kam jdete, je jedno, jakou cestu zvolíte
Parafráze na konverzaci Alenky a kocoura z knihy Lewise Carrolla nabízí také interpretaci, že do toho cíle zkrátka nedorazíte. Proto je definice cíle naprosto klíčová pro definici celého zadání projektu. Metodika SMART umožní definovat cíl způsobem, který umožní rozpracovat celý projektový trojimperativ.
SMART metodika nabízí strukturovaný způsob, jak cíl definovat tak, aby se dal rozpracovat do konkrétního postupu. Každé písmeno má svůj význam, každý aspekt hraje klíčovou roli:
S - Je-li cíl definován dostatečně Specificky, určuje prioritní Scope (Rozsah) projektu. Definuje požadované vlastnosti, funkce, kvalitu. Vizi toho, co chci dodat, jakou potřebu uspokojit. Detailní požadavky v plánovací fázi pak představují upřesňující detail, který musí být podroben prioritizaci např. metodou MOSCOW.
M - Největší výzvu představuje nastavit správnou Měřitelnost. Co je to, co chci měřit? Je snadné sklouznout k definici „provozních KPIs“: dodali jsme včas, v rámci určeného budgetu, dodali jsme vše požadované.
Ne. To jsou pouze důkazy, že jsme dobře naplánovali, a měli disciplínu. Měřit chceme změnu, kvůli které jsme projekt vykopli. Hodnotu, kterou jsme vygenerovali. Proč? Protože míra dosažení nám tvoří celou výnosovou část našeho business case. Dům nestavíme proto, abychom se pochválili, že má stejný počet místností, jako jsme naplánovali, a že jsme zkoordinovali dodávky tak, abychom se nastěhovali na Vánoce. Stavět jsme chtěli kvůli zvýšené kvalitě života, soukromí, klidu, pobytu mimo centrum města, rajčatům z vlastní zahrádky. To byl důvod, a to jsou naše KPIs.
Typická business KPI projektů v rámci talentových programů pak mohou být:
Zkrácený doby adaptace nováčka o 30 dní
Úspora času procesování objednávek díky automatizaci o 50%
Snížení nákladů na jednotku produkce o 15%
Zvýšení NPS o 5 bodů
A - Akceptovaný cíl je pak cílem, který dokážeme dodat. Je to realita poukazující na dostupnost zdrojů, znalostí, odbornosti, lidí. Logicky tedy poukazuje na nákladovou stránku projektu, a představuje její strukturu.
R - nejraději definuji, jako Relevantní. Je to definice předpokladů a prostředí, které zajistí skutečný zamýšlený užitek. Jedná se o ověření předpokladů v našem projektovém Business Case v kontrolních bodech, milnících či schvalovacích „branách“. Při ztrátě relevance je racionální projekt zastavit, případně redefinovat. V opačném případě návratnost vložené investice nezajistíme.
T - Termínovanost cíle projektu v takto ranné fázi, před samotným plánováním, pak představuje vstup pro projektový trojimperativ a berou v úvahu například cyklické potřeby organizace jako prodejní peak na konci října spojený s “Back to School”.
2. Cíl jako vstupní bod pro celý projekt
SMART cíl se stává klíčovým vstupem pro celou zahajovací fázi projektu, v rámci definujeme:
SCOPE v jeho pozitivní podobě = co chceme dodat i v jeho negativní podobě = co předmětem dodávky není. Tříbíme tak vlastní myšlenky a současně nastavujeme očekávání stakeholderů. OUT OF SCOPE je vše, co nepřiměřeně zhoršuje ekonomiku projektu a prodlužuje čas dodávky. Je to první test naší disciplíny i schopnosti srozumitelně komunikovat dovnitř společnosti.
BUSINESS CASE resp. jeho logickou strukturu. Nejsnáze se kvantifikují náklady. Vycházejí z definice scope v němž každá dodávaná položka má svou cenu. Definujeme zde číslo, velikost naší budget obálky, o kterou chceme žádat. Výnosy pak vycházejí z dodávané hodnoty dle měřených KPIs. Co lze ocenit sem patří. Výsledné číslo porovnáváme s náklady a hledáme návratnost. Třetí osvědčenou kategorií jsou kvalitativní benefity, obtížně měřitelné pozitivní hodnoty, které jsou nesporné a argumentují ve prospěch realizace projektu. Pracujeme s předpoklady, které dokládáme datovou přípravou.
ČASOVÝ PLÁN zde představuje základní posloupnost aktivit spojených s dodáním scope i čerpáním rozpočtu. Zvažujeme vždy oba parametry projektového času:
Čas potřebný k provedení úkolu, představující současně část projektových nákladů
Čas, v němž je potřebný zdroj na aktivitu alokován, vstup poukazující na dobu trvání projektu
Pro jednoduchý draft časového plánu, pochopení logických návazností i možných časových synergií při souběhu více zdrojů doporučuji post-it metodu, spočívající v rozepsání klíčových aktivit na lístky s odhadem doby trvání a jejich umisťování na časovou osu. Při souběhu zdrojů je pak celkový čas k dodání kratší než součet jednotlivých časů aktivit.
3. Příprava není zdržení. Je to akcelerátor
Dobře připravený projekt umožní:
přehledně komunikovat,
racionálně přidělit priority a zdroje,
postavit projektový tým s potřebnou expertízou,
udržet směr, čas i rozpočet pod kontrolou,
nastavit governance i stakeholder management.
Chcete-li doručit inovaci, realizovat změnu nebo přinést nový produkt, začněte pečlivou přípravou. Investujte do ní čas, energii i peníze. Právě tady vzniká ownership – pocit, že změna má svého majitele, který za ní stojí.
A Samo a Seto? Ti si můžou dál dát nohy nahoru. Jejich služby u vás nebudou potřeba.